Le potentiel inexploité de l’UBL : pourquoi la facture électronique va bien au-delà de PEPPOL

Depuis l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique en Belgique, de nombreuses entreprises ont découvert PEPPOL et les factures électroniques structurées.

Pour beaucoup de dirigeants, cette évolution est avant tout perçue comme une contrainte administrative : il faut désormais envoyer des factures dans un format compatible.

Pourtant, cette vision est très réductrice.

Derrière chaque facture électronique se cache un document structuré au format UBL (Universal Business Language) contenant une grande quantité d’informations exploitables automatiquement par les logiciels.

Et c’est probablement là que se trouve la véritable révolution.

La plupart des discussions autour de PEPPOL se concentrent sur la transmission des factures. Pourtant, le véritable potentiel se situe ailleurs : dans l’exploitation des données contenues dans ces documents.

Pourquoi le PDF atteint ses limites

Pendant des années, les entreprises ont échangé leurs factures sous forme de PDF.

Pour un humain, cela fonctionne très bien.

Un PDF permet de lire facilement :

• le fournisseur ;
• le client ;
• le montant ;
• la TVA ;
• l’échéance ;
• les coordonnées bancaires.

Le problème est que le PDF a été conçu pour être lu par une personne, pas par un logiciel.

Pour un ordinateur, une facture PDF ressemble essentiellement à une feuille imprimée numérique.

Même lorsque toutes les informations sont visibles à l’écran, le logiciel doit encore les retrouver, les interpréter et vérifier qu’il les a correctement comprises.

C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreux logiciels utilisent aujourd’hui l’OCR ou l’intelligence artificielle pour tenter d’extraire les données des factures PDF.

Mais cette approche présente toujours certaines limites :

• risque d’erreur de lecture ;
• formats différents selon les fournisseurs ;
• informations manquantes ;
• traitements plus lents ;
• contrôles supplémentaires nécessaires.

L’UBL adopte une approche totalement différente.

Au lieu d’envoyer une image de la facture, il transmet directement les données qui composent la facture.

Le logiciel n’a plus besoin de deviner les informations : elles lui sont fournies de manière structurée.

Un exemple concret : le QR code de paiement

Prenons une facture fournisseur reçue au format PDF.

Même si l’IBAN est visible sur le document, le logiciel doit d’abord le retrouver, vérifier qu’il est correct, identifier le montant à payer et déterminer quelle communication utiliser.

Selon la qualité du document, cela peut nécessiter de l’OCR, de l’intelligence artificielle ou une intervention manuelle.

Avec une facture UBL, toutes ces informations sont déjà disponibles dans des champs structurés.

Le logiciel sait immédiatement :

• qui doit être payé ;
• sur quel compte ;
• quel montant ;
• avec quelle référence.

Il peut alors générer automatiquement un QR code de paiement, même si ce QR code n’existait pas dans le document d’origine.

C’est par exemple une fonctionnalité déjà disponible dans eFacFlow pour certaines factures reçues via PEPPOL.

L’utilisateur peut ainsi ouvrir une facture fournisseur et préparer son paiement en quelques secondes depuis son application bancaire, sans recopier le moindre numéro de compte ou référence.

Et ce n’est qu’un exemple parmi de nombreuses possibilités offertes par les données UBL.

Qu’est-ce que l’UBL exactement ?

Contrairement à une facture PDF classique, une facture UBL n’est pas seulement un document destiné à être lu par un humain.

Elle contient des données structurées telles que :

• l’identité du fournisseur ;
• l’identité du client ;
• les numéros de TVA ;
• les lignes de produits ou services ;
• les montants HTVA ;
• les montants TVA ;
• les échéances de paiement ;
• les coordonnées bancaires ;
• les références de paiement.

Toutes ces informations sont stockées dans des champs normalisés que n’importe quel logiciel compatible peut comprendre immédiatement.

C’est cette standardisation qui permet aux entreprises d’échanger des documents via PEPPOL sans devoir ressaisir les données manuellement.

Le PDF est conçu pour être lu. L’UBL est conçu pour être exploité.

Cette différence peut sembler subtile mais elle change tout.

Avec un PDF, la première étape consiste toujours à comprendre le document.

Avec un UBL, cette étape a déjà été réalisée.

Les développeurs peuvent alors consacrer leur temps à créer de nouveaux services plutôt qu’à essayer de retrouver les informations dans le document.

C’est ce changement de paradigme qui ouvre la porte à des automatisations beaucoup plus avancées.

Des fonctionnalités qui n’existaient pas dans le document original

C’est probablement l’aspect le plus sous-estimé de l’UBL.

Une facture PDF est généralement figée.

Une facture UBL est différente.

Comme toutes les données sont disponibles sous forme structurée, le logiciel peut enrichir le document avec des fonctionnalités qui n’étaient même pas prévues par son émetteur.

Par exemple :

• générer automatiquement un QR code de paiement ;
• calculer le nombre de jours restants avant l’échéance ;
• détecter les retards de paiement ;
• suggérer une catégorie comptable ;
• proposer un traitement TVA ;
• afficher l’historique des transactions avec le fournisseur ;
• comparer automatiquement les montants avec les factures précédentes ;
• détecter des variations inhabituelles de prix ;
• estimer le niveau de déductibilité TVA d’une dépense.

Une facture UBL n’est donc plus seulement un document.

Elle devient une source de données sur laquelle de nouveaux services peuvent être construits.

Le rapprochement bancaire devient beaucoup plus simple

L’un des problèmes récurrents des PME consiste à savoir quelles factures ont été payées et lesquelles sont encore en attente.

Avec un PDF, cette opération nécessite souvent des références manuelles ou des contrôles complémentaires.

Avec un UBL, les informations nécessaires sont déjà structurées.

Le logiciel peut automatiquement :

• identifier les factures payées ;
• détecter les paiements partiels ;
• repérer les retards ;
• déclencher des rappels automatiques.

Une grande partie du suivi administratif peut ainsi être automatisée.

Une comptabilité de plus en plus automatisée

L’encodage manuel représente encore un coût important pour de nombreuses entreprises.

Or une facture UBL contient déjà la plupart des informations nécessaires à la comptabilisation :

• fournisseur ;
• numéro de facture ;
• date ;
• montants ;
• taux de TVA.

L’objectif n’est pas de remplacer l’expertise du comptable, mais de lui permettre de consacrer davantage de temps à l’analyse et au conseil plutôt qu’à la saisie de données.

Une base idéale pour l’intelligence artificielle

Aujourd’hui, de nombreux logiciels utilisent l’intelligence artificielle pour lire des PDF.

Cette approche fonctionne mais reste imparfaite car l’IA doit d’abord comprendre le document.

Avec un document UBL, les données sont déjà structurées.

L’intelligence artificielle peut alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée :

• détecter des anomalies ;
• identifier des opportunités d’économies ;
• suggérer des traitements comptables ;
• estimer la déductibilité de certaines dépenses ;
• anticiper des problèmes de trésorerie.

Les résultats deviennent plus fiables car l’IA travaille directement sur les données plutôt que sur une interprétation du document.

Et ce n’est pas limité aux factures

Un autre aspect souvent méconnu est que l’UBL ne se limite pas aux factures.

La norme prévoit également des formats structurés pour :

• les devis ;
• les bons de commande ;
• les notes de crédit ;
• les catalogues produits ;
• les avis d’expédition ;
• de nombreux autres documents commerciaux.

La facture électronique n’est donc probablement que la première étape d’une transformation plus large des échanges entre entreprises.

Conclusion

Lorsque l’on parle de facturation électronique, il est facile de réduire le débat à une simple obligation légale.

Pourtant, la véritable innovation n’est pas PEPPOL lui-même.

La véritable innovation est l’adoption d’un format standardisé permettant aux logiciels de comprendre directement les données plutôt que d’essayer de les deviner.

Le PDF a révolutionné la diffusion des documents.

L’UBL pourrait révolutionner leur exploitation.

Chez eFacFlow, nous sommes convaincus que les années à venir verront apparaître de nombreuses automatisations rendues possibles par ces données structurées : paiements simplifiés, analyses avancées, assistance par intelligence artificielle et traitement administratif de plus en plus automatisé.

La facture électronique n’est probablement que le premier chapitre de cette transformation.